Aprovado por: Diretoria
Custom Sistemas P020/ADM/072016
OBJETIVO
Definir diretrizes gerais para viagens a serviço na empresa Custom Sistemas.
APLICAÇÃO
Esta política é aplicável aos colaboradores que prestam serviço externo.
1) PROCEDIMENTOS
1.1) Pernoite
A liberação de pernoites deverá estar condicionada à solicitação do colaborador após publicação da agenda, até 48h antes da data da ocorrência do evento, devendo ser feita por e-mail direcionado a seu superior direto. Deverá ser encaminhado junto ao e-mail formulário de solicitação de pernoite, conforme modelo disponibilizado pela empresa.
A liberação por parte dos responsáveis deverá obedecer aos seguintes critérios:
· Análise do superior imediato;
· Disponibilidade de verba do setor.
1.2) Hospedagem
A definição do local da hospedagem será realizada pela equipe administrativa de cada setor, a qual utilizará como critério a proximidade com a região do evento/unidade e o melhor custo-benefício.
O valor da diária do hotel terá como base até R$250,00(duzentos e cinquenta reais). A Gerência Administrativa deverá aprovar diária de hotel superior ao mencionado acima.
1.2.1) Cancelamento de Hospedagem
Em caso de cancelamento da agenda, o colaborador deverá enviar e-mail para a equipe administrativa de seu setor comunicando o cancelamento da viagem e da reserva de hotel dentro de um prazo de 24 horas.
Caso colaborador não informe o cancelamento, o valor da reserva do hotel será descontado em sua folha de pagamento.
1.3) Despesas de Pernoite
Os colaboradores da Custom Sistemas receberão ressarcimento de seus custos com alimentação (jantar/e ou lanche) EXCETO bebidas alcoólicas, quando houver a necessidade de pernoitar na cidade de atendimento ao cliente.
O valor da despesa terá limite de até R$ 40,00 (quarenta reais) e é obrigatório apresentação de cupom fiscal/recibo para fins de comprovação da mesma.
O colaborador deverá seguir o procedimento para reembolso utilizando o Formulário de Autorização de Despesa e, após a autorização do superior imediato, entregar ao setor de contas a pagar e/ou administração da área técnica para prestação de contas.
Para fim contábil posterior, é obrigatório apresentação de cupom fiscal/recibo.
Para fim de auditoria interna, serão conferidas as diárias concedidas com os comprovantes de hospedagem emitidos pelo hotel contratado pela empresa.
1.3.1) Implantação de sistemas
Quando houver implantação, o colaborador poderá ter o valor da despesa antecipada, limitado ao valor acima descrito com a autorização prévia da coordenação. A prestação de conta (apresentação do Formulário de Autorização de Despesa e comprovantes) deverá ser feita obrigatoriamente até a sexta-feira da semana que recebeu o adiantamento do valor.
1.3.2) Cancelamento de Pernoite (Em implantação)
Em caso de cancelamento do pernoite o colaborador deverá devolver o valor da ajuda de custo para o responsável que liberou o valor.
1.4) Treinamento e/ou Cursos
Para os colaboradores da Custom Sistemas que irão participar de treinamento e/ou curso, terão direito ao reembolso de suas despesas com alimentação (jantar/e ou lanche) mediante comprovação da despesa com limite de até R$ 40,00 (quarenta reais).
É obrigatório apresentação de cupom fiscal/recibo.
Caso os cursos sejam nos finais de semana e/ou feriado terão direito ao almoço no valor fixo de R$ 26,10 (vinte e seis reais e dez centavos).
RESPONSABILIDADE
É de responsabilidade de cada coordenação/gerência acompanhar e orientar seu colaborador.
É de responsabilidade de cada colaborador observar a correta utilização dos recursos para viagem e serviço externo.
É de responsabilidade da Administração de cada setor o controle dos recursos para viagem.
ABRANGÊNCIA
Situações adversas a essa política, somente com autorização da Gerência.
A presente política abrange todas as áreas da Custom Sistemas.
Esta política poderá ser revisada anualmente ou quando necessário pela Área de Administração.
Para a Custom Sistemas a transparência e o comprometimento baseiam-se no princípio da confiança mútua.